جزئیات خبر

مزایای استفاده ازحضور و غیاب

مزایای استفاده ازحضور و غیاب

1399/11/05 :تاریخ انتشار
دسته بندی: مقاله آموزشی

ده مزیت کلیدی در استفاده از سیستم های حضور و غیاب


امروزه استفاده از سامانه های حضور و غیاب به امری بدیهی در فرآیند سازمانی ادارات بدل گشته است. با این حال ممکن است برخی مجموعه ها هنوز برای به کار گیری این سامانه ها متقاعد نشده باشند. در مطلب زیر به بررسی ده مزیت کلیدی سیستمهای حضور و غیاب خواهیم پرداخت.

دقت و پایداری در ثبت اطلاعات: در ادوار گذشته، از روشهای دستی برای ثبت اطلاعات ورود و خروج کارکنان استفاده میشد. در این روشها احتمال بروز خطای انسانی در ثبت اطلاعات بسیار بالا بود. همچنین بدلیل ناپایداری، امکان از دست رفتن تمام و یا بخشی از اطلاعات وجود داشت. اما در سامانه های حضور و غیاب، اطلاعات به شکلی دقیق و پایدار ثبت میشود.

جلوگیری از اتلاف زمان در ثبت و محاسبه ساعات کاری: مزیت دیگر استفاده از سیستمهای حضور و غیاب، صرفه جویی در زمان است. احتمالا میتوانید تصور کنید که اگر ساعات ورود و خروج کارکنان یک مجموعه بزرگ به شکل دستی ثبت شود، چه میزان از اتلاف زمان و منابع را در پی خواهد داشت.

افزایش نظارت بر عملکرد و بهره وری واحدها: با استفاده از سیستمهای حضور و غیاب مدیران میتوانند در هر لحظه تعداد دقیق کارمندان حاضر در هر بخش را مشاهده کنند و با در دست داشتن آمار لحظه ای ساعات و روزهای کاری مختلف و نیز خروجی کارکرد هر بخش از مجموعه میتوانند به داده های پویاتری درباره بهره وری سازمان خود دست یابند.

جلوگیری از سوءاستفاده های احتمالی: حتی در سازمانهایی که روابط و مناسبات بر مبنای صداقت و شفافیت بنا شده اند، احتمال سوءاستفاده افراد خاطی وجود خواهد داشت. سیستمهای حضور و غیاب پیشرفته با بهره جستن از فناوریهای به روز، امکان تقلب در ثبت ساعات کارکرد را به حداقل میرساند.

محاسبه حقوق و مزایا: سیستمهای حضور و غیاب با استفاده از نرم افزارهای متنوع و منعطف قابلیت محاسبه دقیق دستمزد کارمندان را دارند. با استفاده از این امکان، فرآیندهای پرداخت حقوق به میزان قابل توجهی ساده تر میشود.

امکان محاسبه مالیات: برخی از نرم افزارهای همگام با سیستم حضور و غیاب، دارای قابلیتهایی همچون محاسبه میزان مالیات شرکتها میباشند. این قابلیت باعث ایجاد شفافیت بیشتر در فعالیتهای مالی مجموعه تان خواهد شد.

ایجاد برابری و عدالت بیشتر در محیط کار: با استفاده از سامانه های حضور و غیاب و ثبت اطلاعات دقیق، کارکنان مجموعه میتوانند اطمینان داشته باشند که جزئی ترین ساعات کاری آنها نیز مورد محاسبه قرار خواهد گرفت و به تبع آن افراد کوشا انگیزه بالاتری برای فعالیت بیشتر خواهند داشت.

اعمال انضباط بیشتر در اجرای دقیق ساعات کاری: در صورت استفاده از سامانه های ثبت ورود و خروج، میتوانید امکان بیشتری برای القای فرهنگ سازمانی و سیاستهای کاری مجموعه تان ایجاد کنید. کارکنان نیز مواجهه دقیقتری با هنجارهای مدنظرتان پیدا میکنند.

قابلیت دسترسی پرسنل به ساعات کاری: بهره گیری از سامانه های نوین حضور و غیاب، این قابلیت را به کارمندان خواهد داد که ساعات کاری جاری و گذشته خود را مشاهده کنند. این سامانه ها همچنین فرآیند دریافت مرخصی را تسهیل میکنند و از این طریق به برنامه ریزی روزانه، هفتگی و ماهانه هر بخش نظم و اعتبار بیشتری میبخشد.

پیگیری مأموریتهای کاری و فعالیتهای اجرایی خارج از سازمان: استفاده از سیستمهای حضور و غیاب امکان ثبت مأموریتهای کاری را نیز مهیا میسازد. با آگاهی نسبت به ساعات انجام مأموریتها و پروژه های اجرایی، امکان پیگیری برنامه های سازمان فراهم خواهد بود.